改善提案制度と提案制度

改善提案制度と提案制度の違いを理解しているかどうかで、その後の改善提案がより良いものとなっていくかどうかが決まるといっても過言ではありません。改善提案制度とは従来の提案制度にありがちな、案をとにかく出していくと言うスタイルと大きく異なってきているのであるが、これを取り違えていると、改善提案がうまくいかないことになるのだが、改善提案という言葉のもたらす意味合いとして、どうしても提案をするというニュアンスが含まれており、提案制度と混同されてしまう。これが、改善提案を進める上で大きな足かせとなっているのだ。
改善提案と混同される提案制度では、提案をするのは従業員であり、とにかく案を出す。そして、その案の着眼点を説明する必要に迫られるのである。なぜなら、上がってきた問題と、改善案を実際に採用し、実現していくかどうかは会社が判断するというものであるからだ。しかし、ここに大きな落とし穴がある。圧倒的に改善提案の提出者、すなわち従業員の数が多く、審査する側である管理者の数が少ないのである。こうなると、改善提案は数多くあがってきてはいるものの、検討中という状況が長く続くことが起こりうる。こうなると改善提案をしたものの、一向に前に進んでいかない状況が生まれ、改善提案を行った従業員のモチベーションは下がり続けてしまう。
折角の改善提案もこうなってしまっては、非常に勿体のないこと。こうならないようにするためには、ちょっとした工夫が必要なのです。

改善提案のあるべき姿

改善提案制度のもたらす改善提案が従来の提案制度のものと明らかに違っているポイントは、改善提案の持つ意味合いが、問題を見つけて、改善案を出すということだけにとどまらず、検討する、判断する、実施するつまり、改善に着手する部分を内包していること。更に、その結果報告までを一括して行うというシステムに変貌していると言うことです。
改善提案が、それまでの単なる提案という枠を超えたことは、改善の完結を求められていることになります。それは、これまでの改善提案がうまくいかなかった問題。すなわち、検討期間が以上に長くなってしまうという問題の根源になっていた調整という厄介な存在を極端に削減することが可能となりました。どうしても、経営幹部に対して審査を依頼するとなると、その改善提案自体のレベルを高めなくてはいけないという心理が働きます。これは仕方の無いことでしょう。レベルの低い改善提案ばかりすると自身の評価が下がるのではないかという不安が付きまといます。そのために、実務上のちょっとした問題点を考えるのではなく、壮大な改善提案を創り出そうとしてしまうのです。こういった現象は、改善提案のあるべき姿とはかけ離れてしまっていたのです。
改善提案が改善の結果までの報告するスタイルに変化してきたことで、現場レベルで解決できる改善が次々と改善提案としてあがってくるでしょう。ちょっとした改善かもしれませんが、積み重なっていくことで大きな改善へと繋がっていきます。遅々として進まない大きな改善提案よりもずっと効果的な改善提案となってくるでしょう。

改善提案制度はシンプルであること

効果的な改善提案をしようとしても、そのシステム自体が難しいものでは改善提案制度自体の維持すら難しくなってくる。よく分厚い改善提案制度のあり方をまとめた規定書を見かけることがあるが、改善提案をする以前に、規定を理解するだけで力尽きてしまいそうだ。難しい規定を設けているということは、従来型の提案制度を色濃く残していると言えます。なぜなら、改善提案に対する規定は、①改善提案とはどういうものなのか。②改善提案は何のためにあるものなのか。③改善提案は、どのようにしたらよいのか。を明記しておけば十分に事足りるはずであり、書面一枚で済む内容だと思う。
実際に行った改善提案を記す書面でさえ、懸案名と、改善提案が必要になっていた背景を記す欄、そして、改善提案を行った結果を記載する欄があれば十分である。これ以上のことを要求すると、改善提案をするための会議が行われてしまったり、プレゼンを必要としてしまったりする。こうなっては、本末転倒と言わざるを得なくなってしまいますね。